Datenschutz

1. Verantwortliche Stelle (Art. 4 Nr. 7 DSGVO)

BilanZen – Externe Buchhaltungs- & Bilanzservices
Inhaberin: Patrycja Pourian
Anschrift: Gosepfad 43, 21037 Hamburg
E-Mail: datenschutz@bilanzen.hamburg

2. Allgemeine Hinweise

Ich verarbeite personenbezogene Daten im Einklang mit der DSGVO, dem BDSG sowie dem TTDSG. Diese Erklärung informiert über Art, Umfang, Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung sowie über Ihre Rechte.

3. Hosting & Bereitstellung der Website

Diese Website wird auf Servern in Deutschland betrieben. Als technischer Dienstleister setze ich hierfür Hetzner ein (Hosting/Infrastructure). Die Domain ist bei INWX registriert (DNS/Registrar).

Server-Logfiles

Beim Aufruf der Website werden durch den Server technische Zugriffsdaten verarbeitet (z. B. IP-Adresse, Datum/Uhrzeit, Zeitzone, angeforderte Ressource, Referrer-URL, User-Agent, HTTP-Statuscode, übertragene Datenmenge).

• Zweck: Stabilität, Sicherheit, Missbrauchserkennung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO)
• Speicherdauer: in der Regel bis zu 14 Tage; längere Aufbewahrung nur, wenn dies zur Aufklärung von Sicherheitsvorfällen erforderlich ist

4. Endgeräteinformationen / TTDSG

Ich setze keine Tracking- oder Marketing-Cookies ein. Die Anzeigeeinstellung (Hell/Dunkel) wird ausschließlich lokal im Browser gespeichert (localStorage) und dient dem Komfort.

Für den geschützten Kundenbereich wird nach der Anmeldung ein technisch notwendiges Sitzungs-Cookie gesetzt. Es enthält lediglich eine zufällige Kennung, die die Anmeldung für bis zu 30 Tage aufrechterhält, und wird beim Abmelden gelöscht. Nach Eingabe des Passworts für die Zeugnisse wird ein entsprechendes Freigabe-Cookie für bis zu 30 Tage gespeichert.

Rechtsgrundlage: § 25 Abs. 2 Nr. 2 TTDSG (unbedingt erforderlich) i. V. m. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

5. Kontaktaufnahme

Bei Kontakt per Formular oder E-Mail verarbeite ich Ihre Angaben (z. B. Name, E-Mail, Nachricht, ggf. Telefon), um Ihre Anfrage zu beantworten.

• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertraglich/vertraglich), ergänzend Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (effiziente Kommunikation)
• Speicherdauer: grundsätzlich bis zu 12 Monate, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen

Bei Termin-/Slot-Anfragen verarbeite ich Datum/Uhrzeit/Thema ausschließlich zur Terminabstimmung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

6. Schutz vor Spam

Zum Schutz der Formulare vor automatisierten Anfragen verwende ich eine einfache Rechenaufgabe, die serverseitig geprüft wird. Es findet keine Profilbildung statt und es werden keine Daten an Drittanbieter übermittelt.

• Zweck: Bot-/Spam-Schutz (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO)
• Empfänger: keine (keine Weitergabe an Dritte)
• Speicherdauer: nur für die Dauer der Validierung

7. Downloads (AGB, AVV/AV-Vertrag, TOMs)

Beim Abruf von PDF-Downloads werden technisch erforderliche Verbindungsdaten in Server-Logfiles verarbeitet (siehe Ziffer 3). Darüber hinaus erfolgt keine gesonderte Verarbeitung.

8. Kundenbereich (geschützter Login-Bereich)

Mandant:innen und von ihnen benannte Ansprechpersonen können einen geschützten Kundenbereich nutzen, um Tätigkeitsnachweise und Rechnungen einzusehen und Unterlagen sicher auszutauschen. Hierbei verarbeite ich die Zugangsdaten (E-Mail-Adresse, Passwort), die bereitgestellten und hochgeladenen Dokumente sowie die jeweils freigegebenen Berechtigungen.

Passwörter werden ausschließlich als kryptografischer Hash gespeichert und sind auch für mich nicht einsehbar. Festgelegt werden sie von Ihnen selbst über einen persönlichen Link, der nur einmal verwendet werden kann und nach kurzer Zeit abläuft. Zur Betreuung (z. B. bei Rückfragen) kann ich Ihren Kundenbereich lesend einsehen; diese Einsicht wird nicht in Ihrem Aktivitätsprotokoll angezeigt.

Zur Absicherung des Kundenbereichs und zur Nachvollziehbarkeit protokolliere ich Anmeldungen (auch fehlgeschlagene Anmeldeversuche), Aufrufe des Kundenbereichs, Datei-Uploads und -Downloads sowie das Öffnen von Rechnungs- und Angebotslinks aus E-Mails. Gespeichert werden dabei Zeitpunkt, Art des Vorgangs, die betroffene Kundenzuordnung, IP-Adresse und Browserkennung (User-Agent). Wiederholte Aufrufe innerhalb kurzer Zeit werden zusammengefasst. Bei gehäuften fehlgeschlagenen Anmeldeversuchen wird die Anmeldung für die betreffende E-Mail-Adresse vorübergehend gesperrt.

• Zwecke: Bereitstellung des Kundenbereichs und Zusammenarbeit (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO); Sicherheit, Missbrauchserkennung und Nachweis von Zugriffen und Dokumentenzustellung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO)
• Empfänger: keine; die Daten werden nicht an Dritte weitergegeben
• Speicherdauer: Protokolleinträge werden nach 12 Monaten automatisch gelöscht; Anmeldesitzungen enden nach spätestens 30 Tagen. Dokumente und Rechnungen unterliegen den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (siehe Ziffer 10).

9. Auftragsverarbeiter & Empfänger

Für Betrieb und Kommunikation setze ich sorgfältig ausgewählte technische Dienstleister ein (z. B. Hosting/Infrastructure, E-Mail-Transport). Soweit erforderlich, erfolgt eine Verarbeitung im Rahmen von Art. 28 DSGVO.

Drittlandübermittlungen erfolgen nur, wenn geeignete Garantien (z. B. EU-Standardvertragsklauseln) vorliegen.

10. Speicherdauer

Ich lösche personenbezogene Daten, sobald der Zweck entfällt und keine Aufbewahrungspflichten bestehen. Gesetzliche Fristen betragen je nach Art der Unterlagen in der Regel 6–10 Jahre.

11. Sicherheit

Website und Kundenbereich sind eine Eigenentwicklung von BilanZen. Es wird keine gemietete Portal- oder Cloud-Software eines Anbieters eingesetzt; Zugriff auf die Anwendung und die darin gespeicherten Daten habe ausschließlich ich. Der Hosting-Dienstleister (siehe Ziffer 3) stellt lediglich die Server in Deutschland bereit und ist als Auftragsverarbeiter vertraglich gebunden. Tracking-, Analyse- oder Werbedienste sowie extern geladene Inhalte (z. B. Schriften oder Captcha-Dienste) werden nicht verwendet.

Ich setze technische und organisatorische Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO ein. Die Absicherung ist mehrstufig aufgebaut, unter anderem:

• durchgängig verschlüsselte Übertragung (TLS/HTTPS)
• Passwörter nur als kryptografischer Hash, Zurücksetzen ausschließlich über zeitlich begrenzte Einmal-Links
• Begrenzung von Anmeldeversuchen und Protokollierung sicherheitsrelevanter Vorgänge
• fein abgestufte Berechtigungen nach dem Need-to-know-Prinzip (z. B. nur Rechnungen oder nur bestimmte Mandanten)
• mehrfach gesicherter, vom Kundenbereich getrennter Verwaltungszugang
• regelmäßige Datensicherungen und zeitnahe Sicherheitsupdates

12. Ihre Rechte (Art. 15–22 DSGVO)

• Auskunft (Art. 15)
• Berichtigung (Art. 16)
• Löschung (Art. 17)
• Einschränkung (Art. 18)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20)
• Widerspruch (Art. 21)
• Widerruf erteilter Einwilligungen (Art. 7 Abs. 3)

13. Beschwerderecht

Sie können sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren. Für Hamburg ist dies der Hamburgische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit.

14. Pflicht zur Bereitstellung von Daten

Im Rahmen von Kontakt/Anbahnung/Vertrag sind bestimmte Angaben erforderlich. Ohne diese kann die Bearbeitung ggf. nicht erfolgen.

15. Automatisierte Entscheidungen / Profiling

Es findet keine automatisierte Entscheidungsfindung inkl. Profiling statt.

16. Minderjährige

Dieses Angebot richtet sich nicht an Personen unter 18 Jahren.

17. Externe Links

Es sind keine externen Tracking-Dienste oder Social-Plugins eingebunden. Für verlinkte Seiten gelten deren Datenschutzerklärungen.

18. Änderungen dieser Erklärung

Ich passe diese Datenschutzerklärung an, wenn sich Funktionen, Dienste oder die Rechtslage ändern.